Description : Outil essentiel pour la création de contrats, formulaires de consentement ou questionnaires structurés, permettant de collecter des données spécifiques, des signatures numériques et de générer des documents PDF officiels.

À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)

Utilisez-le pour numériser et automatiser les processus de collecte de données formelles et légales.

• Acquisition de Consentements : Créez des formulaires de consentement (ex. confidentialité, RGPD) nécessitant une signature numérique et l'archivage automatique du document rempli.
• Intégration Client : Collectez de manière structurée toutes les données personnelles, fiscales et de résidence nécessaires à l'activation d'un service ou à l'enregistrement d'un nouveau client.
• Documents Officiels : Générez automatiquement des documents formels (comme des devis acceptés ou des accords de service) pouvant être téléchargés au format PDF avec une numérotation progressive.

Fonctionnalités principales

Création et Structuration des Formulaires

Le système permet de construire le contrat ou formulaire en sections distinctes, chacune configurable selon le type d'information à recueillir.

• Types de Champs Flexibles : Vous pouvez insérer différents types de questions et champs :
• Réponse à choix unique (Radio Button).
• Réponse à choix multiple (Checkbox).
• Champs de texte libre (court ou long).
• Champs pour la collecte de fichiers (Pièces jointes).
• Signature Numérique : Un champ dédié à la collecte de la signature via souris ou écran tactile.
• Contenu Visuel : Insertion de blocs de texte formaté ou d'éléments visuels (via éditeur avancé) pour explications ou clauses légales.
• Champs Obligatoires : Définissez quelles sections doivent impérativement être remplies par l'utilisateur.
• Champs Personnalisés : Si les types de champs standards ne suffisent pas, il est possible de définir des champs personnalisés et de spécifier le type de données attendu (texte, nombre, date, téléphone).

Gestion des Remplissages

Le panneau de gestion offre une vue complète des formulaires créés et des réponses reçues.

• Suivi : Affichez le nom du contrat, le nombre total de remplissages, la date de création et le dernier envoi enregistré.
• Archivage Détaillé : Pour chaque remplissage, il est possible de visualiser les données du client ayant répondu et la date exacte d'envoi.
• Révision et Impression : Il est possible de visualiser la réponse complète directement à l'écran ou de générer et télécharger immédiatement le document au format PDF.

Options de Document

Chaque contrat peut être personnalisé dans ses propriétés de sortie :

• Numérotation : Choisissez de numéroter les remplissages en utilisant uniquement un ID progressif (Ex : 0001) ou en incluant l'année en cours (Ex : 20240001).
• Envoi Multiple : Décidez si le formulaire peut être rempli une seule fois par utilisateur ou si l'envoi de réponses multiples est autorisé.

Comment le configurer

Les paramètres se divisent en deux zones principales : les options générales du Contrat et la configuration de chaque section individuelle.

Options de configuration du Contrat

Paramètre	Description
Nom du Contrat	Le titre identifiant le formulaire.
Slug	L'adresse web unique utilisée pour accéder au formulaire en ligne (obligatoire).
Statut	Active ou désactive le formulaire. S'il n'est pas actif, il ne peut pas être rempli.
Envoi Multiple	Permet au client d'envoyer plusieurs réponses au même formulaire.
Affichage de la numérotation	Définit le format de la numérotation progressive des remplissages (ID seul ou Année + ID).

Configuration des Sections (Champs)

Lors de l'ajout d'une nouvelle section au formulaire, il est nécessaire de définir la Typologie et les paramètres associés :

Champs à Choix (Radio/Checkbox)

• Réponses disponibles : Saisissez la liste des options que l'utilisateur pourra sélectionner.

Champs Données Utilisateur (Informations personnelles)

Ces champs sont conçus pour collecter des données personnelles standardisées.

• Données requises : Sélectionnez quelles informations personnelles (Nom, Prénom, Code fiscal, N° TVA, Lieu de naissance, Résidence, etc.) doivent être demandées à l'utilisateur.
• Âge minimum : Définissez une exigence d'âge minimum pour remplir le formulaire.

Champs Personnalisés

• Champs personnalisés : Définissez les noms des champs que vous souhaitez collecter. Pour chacun, vous pouvez spécifier le type de réponse attendu (texte court, texte long, nombre, date, etc.).

Intégrations automatiques

Le formulaire est étroitement intégré au système de gestion des données clients (CRM) et aux automatisations de communication.

Synchronisation des Données Client

Si le formulaire est rempli par un utilisateur enregistré, il est possible de gérer automatiquement ses données :

• Préremplissage des Champs : Utilisez les données déjà présentes dans la fiche client (ex. adresse, email) pour remplir automatiquement les champs du contrat, accélérant ainsi la saisie.
• Enregistrement et Mise à Jour : Mappez les champs du formulaire (ex. N° TVA, adresse de facturation) directement sur les champs de la fiche client. Ainsi, le remplissage du contrat met à jour ou enregistre automatiquement les données du client dans le système.

Envoi Automatique d'Emails

Après chaque remplissage, le système peut envoyer des notifications automatiques :

• Notification au Client : Envoie une copie de confirmation ou le document PDF généré au client ayant complété le formulaire.
• Notification à l'Opérateur : Envoie une notification interne (à l'adresse email de l'opérateur configuré) pour informer qu'un nouveau remplissage a été reçu.

Différences clés

Cet outil est idéal pour la collecte de données structurées et la génération de documents formels (comme contrats ou formulaires légaux). Si l'objectif est uniquement de recueillir des retours ou opinions simples, vous préférerez peut-être l'outil Sondages, tandis que pour des documents nécessitant une validation légale et l'archivage des signatures, ce formulaire est le choix approprié.