Description : Cet outil est le centre névralgique pour la gestion complète de toutes les transactions et commandes générées par le système ou créées manuellement. Il permet de suivre le statut, de gérer les détails logistiques et de communiquer avec le client.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Utilisez la Gestion des Ventes et des Commandes pour :
- Suivre le statut de chaque achat : Visualisez rapidement si une commande est payée, en préparation, expédiée ou remboursée, en gérant en conséquence l'inventaire.
- Créer des commandes manuelles : Enregistrez les ventes téléphoniques ou en magasin, en insérant les produits directement dans le panier et en assignant le client correct.
- Gérer la logistique : Saisissez les données d'expédition, le transporteur utilisé et le code de suivi pour informer le client.
- Importer des données externes : Chargez de gros volumes de commandes préexistantes ou provenant d'autres plateformes via l'outil d'importation CSV dédié.
Fonctionnalités principales
Liste et Recherche des Commandes
L'écran principal affiche une liste complète des commandes avec la possibilité de filtrer et de rechercher par :
- ID commande, Client, Total, Statut de paiement et Statut de la commande.
- Méthode de paiement et Méthode d'expédition utilisées.
- Étiquettes assignées, Opérateur ayant géré la commande et Origine (source du lead).
Création et Modification de Commande
Lors de la création ou de la modification d'une commande, les options suivantes sont disponibles :
- Sélection Client et Opérateur : Associez la commande à un client existant ou, si nécessaire, créez un nouveau client. Il est également possible d'assigner un opérateur interne responsable de la vente.
- Données de Facturation et d'Expédition : Visualisez et modifiez les données personnelles et les adresses. Il est possible de copier les données de facturation dans le presse-papiers en un clic ou d'utiliser les mêmes données pour l'expédition.
- Gestion du Panier : Outil interactif pour ajouter, supprimer ou modifier les produits, les quantités et appliquer les coupons utilisés. Le total est mis à jour en temps réel.
- Notes : Ajoutez des notes internes à la commande, visibles uniquement par les opérateurs.
Gestion Logistique et Suivi
- Méthode d'Expédition : Sélectionnez le transporteur utilisé dans la liste prédéfinie ou saisissez un nom personnalisé.
- Données de Suivi : Saisissez le code de suivi pour permettre au client de suivre la livraison.
Statuts et Paiements
- Statut de la Commande : Modifiez le statut (ex. en cours, expédié, terminé) avec un système de notification pouvant envoyer un email automatique au client.
- Historique des Statuts : Visualisez la séquence de toutes les mises à jour de statut que la commande a subies dans le temps.
- Statut de Paiement : Définissez si la commande est "Payée" ou "Non payée".
- Gestion des Remboursements : Si la commande a été payée via un fournisseur externe compatible, il est possible de lancer la procédure de remboursement directement depuis le panneau de gestion.
Étiquettes et Classification
- Étiquettes (Tagging) : Assignez des étiquettes personnalisées à la commande pour une meilleure organisation et segmentation.
Comment configurer
Les options de configuration sont disponibles directement dans l'écran de modification de la commande :
| Champ / Section | Objectif | Notes |
|---|---|---|
| Sélectionner client | Associe la commande à la fiche client. | Si le client n'est pas présent, il est créé automatiquement à partir des données de facturation. |
| Sélectionner utilisateur | Assigne la commande à un opérateur ou vendeur interne. | Utile pour tracer la responsabilité de la vente. |
| Méthode de paiement | Définit comment le paiement a été ou sera effectué. | La liste est gérable depuis les paramètres de facturation. |
| Méthode d'expédition | Définit le transporteur et le type d'expédition. | Sélectionnable uniquement si des méthodes d'expédition sont configurées. |
| Transporteur et Suivi | Saisie du nom du transporteur et du code de suivi. | Nécessaire pour les statuts de commande liés à l'expédition. |
| Étiquettes | Assigne un ou plusieurs tags à la commande. | Utile pour l'organisation interne (ex. "Priorité haute", "Problème"). |
Intégrations automatiques
Le module de Gestion des Ventes et des Commandes s'intègre automatiquement avec plusieurs zones du système pour garantir un flux de travail efficace :
Mise à jour de l'Inventaire
Lorsque le statut d'une commande est modifié (par exemple, de "En attente" à "Expédié" ou "Annulé"), le système demande confirmation pour mettre à jour automatiquement la disponibilité des produits en stock, en déduisant ou en réintégrant les quantités.
Communications Automatiques
- Envoi d'Email de Statut : Chaque fois que le statut de la commande est mis à jour, le système peut envoyer un email de notification au client (et/ou aux administrateurs) l'informant du changement.
- Renvoyer le Lien de Paiement : Pour les commandes non payées, il est possible de générer et d'envoyer à nouveau le lien direct de paiement par email.
Gestion des Clients
- Création de Fiche : L'insertion d'une nouvelle commande avec les données de facturation crée ou met à jour automatiquement la fiche client.
- Assignation d'Étiquettes Client : Si activé, l'achat d'un produit peut déclencher l'assignation automatique d'étiquettes à la fiche client.
Documents d'Impression
- Impression des Reçus et Documents : Il est possible d'imprimer la commande dans différents formats (ex. Reçu A4 pour archivage ou Reçu 80mm pour points de vente/POS) directement depuis l'écran de modification ou en masse depuis la liste.
Automatisations Marketing
La création d'une nouvelle commande sert de trigger pour d'éventuelles automatisations marketing configurées, permettant le lancement automatique de séquences d'emails ou d'autres actions.
