Description : Permet de créer des états de commande personnalisés et d'associer des emails automatiques au changement d'état, offrant un contrôle complet sur le flux de gestion des commandes.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Cet outil est essentiel pour optimiser le processus de vente et la communication avec le client, surtout si votre flux de travail nécessite des étapes spécifiques non couvertes par les états prédéfinis du système.
- Standardisation du flux de travail : Créez des états intermédiaires spécifiques (ex. "En attente d'approbation graphique", "Vérification des documents en cours") pour suivre précisément l'avancement de chaque commande.
- Communication ciblée : Envoie automatiquement une notification par email au client dès qu'une commande atteint une phase cruciale, garantissant transparence et réduisant les demandes de mise à jour.
- Nettoyage de l'interface : Masquez les états de commande prédéfinis que vous n'utilisez pas, simplifiant ainsi l'affichage et la sélection pour votre personnel.
Fonctionnalités principales
Les fonctionnalités sont divisées en deux domaines : la création de nouveaux états personnalisés et la modification des états prédéfinis du système.
- Création illimitée d'états : Il est possible de définir un nombre illimité de nouveaux états de commande, chacun avec un nom et un aspect graphique unique.
- Personnalisation graphique : Attribuez une couleur spécifique à chaque état pour le rendre immédiatement reconnaissable dans les listes et les fiches de commande.
- Positionnement dans la liste : Décidez exactement où insérer le nouvel état dans la liste générale, en choisissant de le placer après n'importe quel état prédéfini existant.
- Surcharge des emails : Pour chaque état personnalisé, il est possible de définir un contenu email entièrement nouveau qui sera envoyé au client lorsque la commande passe à cet état.
- Modification des états système : Vous pouvez renommer, changer la couleur ou masquer les états de commande fournis par défaut par le système, sans avoir à les recréer.
Comment configurer
La configuration est gérée via deux onglets principaux dans le panneau des paramètres du module.
1. Onglet "Généraux" (Création d'États Personnalisés)
Cette section permet de créer et gérer vos états de commande personnalisés. Utilisez le constructeur à lignes multiples pour ajouter de nouveaux états.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de l'État | Le nom qui apparaîtra dans les listes et les fiches de commande. Supporte la traduction en plusieurs langues. |
| Couleur de l'Étiquette | Le code couleur (hexadécimal) qui sera utilisé pour l'étiquette de l'état. |
| Afficher après | Sélectionnez un état existant du système. Le nouvel état personnalisé sera inséré immédiatement après celui sélectionné dans la liste. Si laissé vide, il sera ajouté à la fin de la liste. |
| Email personnalisé | Un éditeur complet qui vous permet de définir le texte, l'objet et la mise en page de l'email qui sera envoyé automatiquement au client lorsque la commande atteint cet état. |
2. Onglet "Modification des états prédéfinis"
Cette section est dédiée à la personnalisation des états de commande fournis par défaut par le système.
| Option | Description |
|---|---|
| Nom de l'état | Entrez un nouveau nom pour remplacer celui par défaut. Si laissé vide, le nom original sera conservé. |
| Couleur de l'étiquette | Entrez un nouveau code couleur pour remplacer celui par défaut. |
| Masquer cet état | Cochez cette case pour retirer complètement l'état de la liste de sélection dans les commandes. |
Note : Les modifications apportées dans cette section s'appliquent immédiatement à toutes les commandes existantes et futures utilisant cet état.
Intégrations automatiques
Le module s'intègre de manière transparente dans le flux de gestion des commandes :
Intégration dans la zone commandes
Tous les états personnalisés créés (identifiables par le préfixe aos_ dans le code, mais uniquement pour votre information interne) sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante des états de commande dans toutes les zones du système (fiche commande, listes, rapports).
Envoi automatique d'emails
Lorsqu'un opérateur modifie l'état d'une commande et sélectionne l'un des états personnalisés que vous avez configurés :
1. Le système détecte le changement d'état.
2. Récupère les détails de la commande et du client.
3. Envoie immédiatement l'email personnalisé défini pour cet état spécifique, en utilisant le contenu que vous avez sauvegardé dans l'éditeur.
Cela garantit que le client reçoit la communication correcte et spécifique pour cette phase du processus.
