Description : Système complet pour la gestion des rendez-vous, l'affichage du calendrier interne et la création d'interfaces de réservation automatique pour les clients.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
- Utilisez-le pour gérer de manière centralisée tous les rendez-vous et consultations de votre équipe, en affichant la disponibilité en temps réel.
- Permettez aux clients de réserver eux-mêmes des services, sessions ou ressources directement depuis votre site web, en respectant les limites horaires et la disponibilité des opérateurs.
- Automatisez l'envoi de rappels par email ou SMS avant le début d'un rendez-vous pour réduire les taux d'absentéisme (no-show).
Fonctionnalités principales
1. Gestion du Calendrier (Espace Réservé)
Le calendrier est le centre de contrôle pour votre équipe et offre plusieurs modes d'affichage :
- Vues : Vous pouvez passer de la vue par Mois, Semaine, Jour ou par Opérateur (ressource).
- Création et Modification Rapide : En cliquant ou en glissant dans un créneau libre, vous pouvez créer un nouveau rendez-vous. En cliquant sur un événement existant, vous pouvez modifier ses détails.
- Déplacement Flexible : Il est possible de glisser-déposer et redimensionner les rendez-vous directement sur le calendrier. Si l'horaire est modifié, le système demandera s'il faut envoyer une notification de changement de date au client.
- Étiquettes et Couleurs : Attribuez des étiquettes colorées (configurables dans les paramètres) aux rendez-vous pour une catégorisation rapide.
- Détails du Rendez-vous : Chaque rendez-vous inclut titre, date/heure, notes, opérateur assigné, client lié et les paramètres spécifiques de notification.
2. Formulaires de Réservation (Services Offerts)
Les formulaires de réservation définissent les services que vos clients peuvent réserver :
- Durée et Intervalles : Définissez la durée standard du rendez-vous (ex. 30 minutes) et l'intervalle entre deux créneaux réservables.
- Assignation des Opérateurs : Reliez le formulaire à un ou plusieurs opérateurs disponibles. Vous pouvez définir si les opérateurs ont des horaires séparés ou si le client peut choisir l'opérateur.
- Limites de Réservation : Mettez en place des restrictions sur la disponibilité :
- Nombre maximum de rendez-vous par heure (limite horaire).
- Nombre maximum de rendez-vous par jour, semaine ou mois.
- Limite maximale totale de réservations pour ce service.
- Disponibilité Temporelle : Définissez une plage de dates (date de début et fin) durant laquelle le service est réservable.
- Intégration avec Formulaire/Paiement : Spécifiez quel formulaire de contact ou quel processus de paiement doit être affiché au client après avoir choisi date et heure (nécessaire si le service a un coût).
3. Interface de Réservation (Frontend)
Le bloc de réservation que vous insérez sur le site guide le client à travers un processus étape par étape :
1. Sélection du Service : Le client choisit le type de rendez-vous (s'il y en a plusieurs configurés).
2. Sélection de l'Opérateur : Si activé, le client choisit l'opérateur.
3. Sélection de la Date : Un calendrier affiche uniquement les jours où il y a disponibilité.
4. Sélection de l'Heure : Les créneaux horaires précis encore disponibles pour la date sélectionnée sont affichés.
5. Remplissage/Paiement : Le client complète la réservation via un formulaire de contact ou effectue le paiement via le checkout.
Comment configurer
| Section de Configuration | Options Principales | Objectif |
|---|---|---|
| Général | Horaires d'ouverture/fermeture | Définit la disponibilité horaire globale du calendrier. |
| Format d'affichage | Personnalise comment les rendez-vous sont affichés dans le calendrier interne (ex. [Opérateur] Titre (Client)). | |
| Permaliens Formulaires | Définit la page parente pour les URL publiques des formulaires de réservation. | |
| Étiquettes | Liste des étiquettes | Créez et gérez des étiquettes colorées à attribuer aux rendez-vous pour une meilleure organisation visuelle. |
| Espace Client | Activation Section | Rend visible la page "Mes Rendez-vous" dans l'espace réservé aux clients. |
| Texte introductif | Personnalise le message affiché aux clients dans la section des rendez-vous. |
Intégrations automatiques
1. Automatisations Marketing (Pipeline)
Le calendrier s'intègre avec la plateforme d'automatisation pour déclencher des actions ou réagir à des événements :
| Déclencheur (Événement) | Description |
|---|---|
| Rendez-vous réservé | Se déclenche immédiatement après qu'un client ait complété une réservation. |
| Rendez-vous annulé | Se déclenche lorsqu'un rendez-vous est annulé (par le client ou un opérateur). |
| Début imminent du rendez-vous | Se déclenche lorsque le rendez-vous approche (configurable en heures d'avance, utile pour les rappels). |
| Rendez-vous commencé | Se déclenche à l'heure du début du rendez-vous (utile pour suivi post-service). |
Action Automatique :
- Créer un rendez-vous: Insère automatiquement un nouveau rendez-vous dans le calendrier pour un client spécifique, utilisant une date fixe, une date relative (ex. "+1 week") ou un champ dynamique (shortcode).
2. Espace Client
- Les clients peuvent visualiser une liste de leurs rendez-vous futurs et passés.
- Si le Formulaire de Réservation le permet, le client peut annuler lui-même un futur rendez-vous via un lien dédié.
3. Outils de Communication et Rapport
- Emails Transactionnels: Des emails automatiques récapitulatifs, rappels et annulations sont envoyés au client ainsi qu'à l'opérateur assigné. Le contenu de ces emails est entièrement personnalisable.
- Reporting: Une source de données dédiée est disponible pour créer des rapports analytiques sur : nombre de rendez-vous, durée moyenne, répartition par formulaire de réservation et opérateur.
- Chatbot et API: Des fonctions dédiées permettent à des outils externes (comme un chatbot) d'interroger la disponibilité et créer des rendez-vous dans le système.
4. Blocs Visuels (Visual Builder)
En plus du bloc principal de réservation, il existe aussi :
- Ajouter au Calendrier: Créez un bouton permettant aux utilisateurs d'ajouter un événement (avec titre, description et horaire prédéfini) directement à leur calendrier personnel (ex. Google Calendar).
Différences clés
Le module Calendrier et Réservations est spécifiquement conçu pour gérer des services temporels (avec durée et horaire début/fin définis) ainsi que la disponibilité des ressources humaines (opérateurs). Ce n'est pas une simple liste d'événements mais un système complet de gestion des capacités.
