Description : Cet outil permet de définir des règles précises pour attribuer automatiquement les nouveaux clients (ou les clients existants qui remplissent certaines conditions) aux opérateurs ou aux équipes de référence au sein du système.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Utilisez l'Attribution automatique des clients pour optimiser le flux de travail et garantir que chaque contact soit géré par la bonne personne.
- Équilibrage de la charge : Répartissez équitablement les nouveaux leads entre les membres de l'équipe commerciale, évitant qu'un seul opérateur soit surchargé.
- Spécialisation : Attribuez automatiquement les clients provenant d'une campagne marketing spécifique (liste) ou ayant une étiquette déterminée (ex. "VIP") à des opérateurs spécialisés dans ce segment.
- Gestion de la capacité : Définissez des limites maximales de clients qu'un opérateur peut gérer, assurant que l'attribution s'arrête lorsque la capacité est atteinte.
Fonctionnalités principales
1. Attribution automatique basée sur des règles
Il est possible de définir un ou plusieurs critères d'attribution qui sont exécutés chaque fois qu'un nouveau client est ajouté ou lorsqu'une action marketing spécifique se produit.
- Critères multiples : Chaque critère peut être basé sur :
- L'appartenance à des Listes marketing spécifiques.
- L'application de Étiquettes spécifiques au contact.
- La satisfaction de Conditions complexes (via le Query Builder).
- Destinataires : L'attribution peut être adressée à des Utilisateurs spécifiques ou à tous les utilisateurs occupant certains Rôles.
- Rotation (Round-Robin) : Si activée, le système attribue les clients en séquence aux utilisateurs disponibles, garantissant une distribution uniforme. Si désactivée, le client est attribué à tous les utilisateurs définis dans le critère.
2. Limites de capacité par opérateur
Chaque opérateur peut avoir une limite maximale de clients qu'il peut gérer simultanément. Si un opérateur atteint cette limite, il est exclu de la rotation automatique jusqu'à ce qu'il libère de la capacité.
3. Intégration avec Pipeline (si activé)
Si le module Pipeline est actif, il est possible de définir des limites de capacité spécifiques pour chaque groupe de Pipeline. L'opérateur est exclu de l'attribution s'il a atteint la limite de contacts dans une phase de travail spécifique.
4. Attribution manuelle en masse
Permet de lancer un processus d'attribution ponctuel sur un groupe de clients existants (filtrés par Listes ou Étiquettes), utile pour réorganiser la propriété des leads.
Comment configurer
La configuration est divisée en deux zones : les Règles Globales (dans le panneau principal du module) et les Options pour l'Opérateur (dans le panneau de gestion des utilisateurs).
1. Configuration des Règles Globales (Attribution automatique)
Cette section définit comment et à qui le système doit attribuer les clients. Il est possible d'ajouter plusieurs critères d'attribution, qui sont exécutés dans l'ordre.
| Champ | Description |
|---|---|
| Critère d'attribution | Choisissez si vous souhaitez filtrer les clients selon des Listes marketing, des Étiquettes utilisateur ou des Conditions complexes. |
| Sélectionnez listes/étiquettes/conditions | Définissez les filtres spécifiques que le client doit remplir pour correspondre à ce critère. |
| À quels utilisateurs souhaitez-vous attribuer... | Sélectionnez les opérateurs spécifiques qui recevront les clients. |
| À quels rôles souhaitez-vous attribuer... | Sélectionnez les rôles (ex. "Vendeurs Junior") qui recevront les clients. |
| Attribuer en rotation | Si coché, le système distribue les clients un par un entre les utilisateurs disponibles, en respectant leurs limites de capacité. Sinon, il attribue le client à tous les utilisateurs et rôles sélectionnés. |
2. Configuration des Limites par Opérateur (Gestion des Utilisateurs)
Ces paramètres se trouvent dans la section "Attribution automatique des clients" dans le profil de chaque opérateur.
| Option | Description |
|---|---|
| Limite totale de clients attribuables | Le nombre maximal de clients que l'opérateur peut gérer simultanément. Si cette limite est atteinte, l'opérateur est exclu de la rotation automatique. |
| Attribution Pipeline | Si le module Pipeline est actif, il est possible d'activer des groupes spécifiques de Pipeline et de définir une Limite de contacts simultanés pour chacun. Cela limite le nombre de contacts que l'opérateur peut avoir dans cette phase de travail spécifique. |
3. Attribution Manuelle
Cette section permet d'effectuer une attribution de masse sur des clients déjà présents dans le système.
1. Critère d'attribution : Sélectionnez si vous souhaitez filtrer les clients selon des Listes ou des Étiquettes.
2. Sélectionnez listes/étiquettes : Définissez le groupe cible de clients.
3. Utilisateurs destinataires : Sélectionnez les opérateurs auxquels les clients seront attribués.
4. Comportement avec les propriétaires actuels :
- Conserver uniquement les nouveaux propriétaires : Les anciens propriétaires sont supprimés.
- Conserver à la fois les anciens et les nouveaux propriétaires : Les nouveaux opérateurs sont ajoutés à la liste des propriétaires existants.
5. Cliquez sur Attribuer les leads pour lancer le processus.
Intégrations automatiques
Le module fonctionne en arrière-plan de manière invisible, réagissant aux événements clés du système.
Attribution immédiate
L'attribution automatique est exécutée immédiatement lorsque :
- Un nouveau client est ajouté au système.
- Une automation marketing ou une campagne spécifique déclenche un trigger d'attribution.
Routage automatique des communications
Dans la section "Paramètres > Email" du module, l'option suivante est disponible :
- Envoyer les demandes aux opérateurs plutôt qu'à l'admin du site : Si activée, lorsque un client envoie une communication (ex. via le système de messagerie interne), le système vérifie qui est le propriétaire attribué à ce client et dirige la conversation directement vers lui, plutôt qu'à l'administrateur général.
Différences clés
Cet outil est essentiel pour la gestion de la charge de travail et la répartition équitable. Contrairement à une simple attribution manuelle, l'Attribution automatique des clients garantit que les contacts sont distribués selon des règles prédéfinies et, surtout, en tenant compte de la capacité de gestion de chaque opérateur.
