Description : Ce module permet de définir une liste de documents nécessaires que les clients peuvent télécharger directement depuis leur espace réservé. Il facilite la collecte, la gestion et l'archivage des fichiers importants liés à chaque utilisateur.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Utiliser l'outil Documents clients est essentiel pour l'intégration et la gestion de la conformité :
- Collecte de documents légaux : Demandez automatiquement des pièces d'identité, des extraits Kbis ou des contrats signés aux nouveaux clients lors de l'inscription ou ultérieurement.
- Gestion de la conformité : Assurez-vous que chaque client ait téléchargé les certifications ou licences nécessaires avant d'accéder à certains services.
- Archivage centralisé : Visualisez et gérez tous les documents d'un client dans une section unique dédiée au sein du panneau d'administration.
Fonctionnalités principales
1. Définition des documents
L'administrateur peut créer une liste illimitée de types de documents demandés (ex. « Document d'Identité », « Contrat Signé », « Certificat de Résidence »).
2. Modes de téléchargement flexibles
Pour chaque document défini, il est possible de configurer le mode de téléchargement :
- Optionnel : Le client peut choisir de le télécharger ou non.
- Requis : Le client est obligé de télécharger le fichier.
- Téléchargeable uniquement par les administrateurs : Le document est visible par le client, mais seul le personnel interne peut le télécharger ou le modifier.
3. Demande de données supplémentaires
En plus du fichier, il est possible de demander au client d’entrer des informations textuelles associées (ex. « Date d'expiration », « Numéro de protocole »). Ces champs texte sont définis par l’administrateur et affichés au client lors du téléchargement.
4. Gestion côté client (Espace réservé)
Les clients disposent d'une section dédiée où ils peuvent :
- Visualiser la liste des documents demandés.
- Télécharger les fichiers requis (images, PDF, etc.).
- Visualiser les fichiers déjà téléchargés, y compris la date de téléchargement et un aperçu (s’il s'agit d’une image).
- Remplir les champs texte supplémentaires demandés pour ce document.
5. Gestion côté administrateur
Dans le panneau de gestion de chaque client, l’administrateur peut :
- Visualiser l’état du téléchargement de tous les documents.
- Télécharger ou visualiser les fichiers envoyés par le client.
- Modifier ou remplacer manuellement les documents téléchargés.
- Visualiser et modifier les données supplémentaires saisies par le client.
Comment configurer
La configuration du module est divisée en deux sections principales :
1. Paramètres généraux (Définition des documents)
Dans cette section, on définit les documents spécifiques que l’on souhaite demander.
| Champ | Description | Options disponibles |
|---|---|---|
| Nom du document | Le nom qui sera affiché au client (ex. « Permis de conduire »). | Texte libre. |
| Mode de téléchargement | Définit qui doit ou peut télécharger le document. | Optionnel, Requis, Téléchargeable uniquement par les admins. |
| Demander saisie des données | Active des champs texte supplémentaires à associer au fichier. | Oui/Non (Case à cocher). |
| Quelles données souhaitez-vous demander ? | Si l’option précédente est activée, saisissez les noms des champs demandés (ex. Date d’émission, Lieu de délivrance). | Liste d’étiquettes séparées par virgule. |
2. Paramètres Espace Client
| Option | Description |
|---|---|
| Afficher la section dans l’espace client | Active ou désactive l’entrée de menu « Mes documents » dans l’espace réservé du client. |
| Texte introductif | Un champ texte (avec prise en charge du formatage) pour fournir instructions ou message d’accueil dans la section documents. |
| Rendre obligatoire le téléchargement des documents | Si sélectionné, rend obligatoire le téléchargement de tous les documents marqués comme « Requis » pour accéder pleinement à l’espace client. |
Intégrations automatiques
Le module "Documents clients" s’intègre automatiquement avec d’autres fonctionnalités du système pour améliorer la gestion des données :
Affichage et filtres dans la gestion clients
- Colonne dans la liste clients : Une colonne est ajoutée dans le tableau général des clients indiquant rapidement si un client a téléchargé ses documents (Oui/Non).
- Filtres avancés : Il est possible de filtrer la liste des clients selon l’état du téléchargement d’un document spécifique. Par exemple, rechercher tous les clients qui ont « téléchargé » ou « pas téléchargé » leur « Document d’Identité ».
- Résumé dans le profil client : Dans l’onglet récapitulatif de chaque client, un encadré indique si les documents sont « Téléchargés » ou « Non téléchargés ».
Gestion des données
- Nettoyage automatique : Lorsqu’un enregistrement client est supprimé du système, tous les documents associés chargés via ce module sont automatiquement supprimés pour garantir la confidentialité et libérer de l’espace.
Accès via API
Le module expose des fonctionnalités API permettant à des systèmes externes :
- D’ajouter un document : Télécharger un document pour un client spécifique via appel externe.
- De lister les documents : Obtenir l’état et détails de tous les documents d’un client.
(Note : L’accès API nécessite des compétences techniques et est généralement utilisé pour des intégrations personnalisées avec des logiciels tiers.)
