Description : Outil essentiel pour surveiller, enregistrer et gérer de manière proactive les dates d’échéance des services, contrats ou produits fournis aux clients.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
- Éviter les pertes de chiffre d’affaires : Suivre de manière organisée les dates de renouvellement des contrats d’assistance annuelle, des licences logicielles ou des abonnements, garantissant un rappel en temps utile.
- Améliorer l’expérience client : Fournir aux clients une vue claire et accessible de leurs services actifs ainsi que la possibilité de les renouveler rapidement depuis leur espace réservé.
- Automatiser la communication : Configurer l’envoi automatique de rappels par email avant qu’un service n’expire, réduisant ainsi la charge de travail manuelle.
Fonctionnalités principales
- Gestion détaillée des opérations : Permet d’ajouter, modifier ou supprimer des échéances spécifiques pour chaque client. Il est possible d’enregistrer des détails importants tels que l’article ou service, la quantité, le montant, les notes, la date de début et la date d’échéance.
- Renouvellement automatique : Lorsqu’un client renouvelle un service (par exemple via le panier et le paiement), le système calcule automatiquement la nouvelle date d’échéance selon la durée définie pour ce service (jours, semaines, mois ou années).
- Synthèse financière client : Dans la fiche de chaque client, sont affichés des résumés rapides indiquant le capital total relatif aux échéances actives et clôturées.
- Rapports avancés : Possibilité de générer des rapports opérationnels détaillés sur les échéances, avec filtrage possible par intervalles de dates de début et d’échéance.
- Suivi des actions : Permet d’enregistrer et visualiser dans le tableau de bord les actions effectuées sur les clients, avec possibilité de marquer les activités de rappel comme terminées.
Comment configurer
La configuration principale se fait via le panneau des paramètres du module. Ces options définissent les ensembles standard de données pouvant être utilisés pour catégoriser les échéances.
| Option de configuration | Description |
|---|---|
| Provenances | Définit une liste des sources ou origines possibles pour vos échéances. |
| Instituts bancaires | Définit une liste d’instituts ou entités liés aux échéances (si applicable à votre secteur). |
| Produits | Définit une liste standard de noms de produits ou services soumis à échéance. |
Intégrations automatiques
Ce module se connecte automatiquement à d’autres parties du système pour optimiser la gestion des échéances.
Espace administratif (Tableau de bord et fiches clients)
- Widget "Renouvellements imminents" : Affiche une liste immédiate des échéances qui auront lieu dans les 7 prochains jours, permettant à l’équipe d’intervenir rapidement.
- Widget "À faire aujourd’hui" : Montre les actions enregistrées dans l’historique client pour la journée en cours, avec possibilité de les marquer comme terminées en un clic.
- Nouvelle colonne "Date du rappel" : Ajoute une colonne dans le tableau principal des clients indiquant la date du dernier rappel enregistré, facilitant le suivi.
- Onglet "Échéances" dans la fiche client : Ajoute une section dédiée dans le profil client pour visualiser l’historique complet de toutes les opérations et ajouter de nouvelles échéances via un bouton dédié.
Espace client (Frontend)
- Section "Mes échéances" : Les clients peuvent accéder à une section dédiée dans leur espace réservé où ils voient tous leurs services actifs, leur date d’échéance et le nombre de jours restants.
- Renouvellement rapide : Si une échéance est imminente (dans les 30 jours), le client peut cliquer sur un bouton pour procéder directement au paiement et renouveler le service.
Automatisations et communications
- Envoi automatique d’emails de rappel : Le système envoie automatiquement aux clients un certain nombre de jours avant l’échéance un email de notification (le nombre de jours est configurable dans le module Membership).
- Notification d’échéance expirée : Si un service expire sans être renouvelé, le système envoie un email d’alerte et déclenche un trigger spécifique dans le système d’automatisation marketing. Cela permet de lancer des campagnes ciblées (par exemple une séquence d’emails pour récupérer le client).
