Description : Cet outil permet de générer, gérer et envoyer automatiquement des documents fiscaux (comme des factures, devis et proforma) directement à partir des ventes et des commandes du système, en se synchronisant avec le service Fatture in Cloud.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Utilisez l'intégration Fatture in Cloud pour :
- Automatiser la facturation : Créez et envoyez automatiquement une facture au client dès que le paiement de la commande est enregistré.
- Centraliser la gestion documentaire : Générez des devis ou proforma directement depuis la fiche de commande, en gardant tous les documents liés en un seul endroit.
- Convertir les documents : Transformez un devis accepté en facture en un seul clic, sans avoir à ressaisir les données.
Fonctionnalités principales
Gestion des documents par commande
Dans chaque fiche commande, un panneau dédié est disponible pour la gestion des documents fiscaux :
- Création de document : Permet de sélectionner le type de document (Facture, Devis, Proforma ou Document de Transport) et de le générer immédiatement, en le synchronisant avec Fatture in Cloud.
- Visualisation et lien : Si le document a été généré, il est possible de visualiser le lien direct pour le consulter sur la plateforme Fatture in Cloud.
- Conversion de document : Permet de convertir un document existant en un autre type (par exemple, un Proforma en Facture), en mettant automatiquement à jour la référence.
- Suppression de document : Permet de supprimer le document à la fois du système et de la plateforme Fatture in Cloud.
- Statut d'envoi : Indique si et quand le document a été envoyé au client par email.
Outils d'envoi et personnalisation
Avant l'envoi, il est possible d'accéder à un écran de configuration avancée :
- Personnalisation de l'email : Utilisez un éditeur pour modifier le titre et le corps du message email qui accompagnera le document.
- Destinataires personnalisés : Ajoutez ou modifiez les adresses email et les numéros de téléphone des destinataires, même s'ils sont différents de ceux du client enregistré.
- Envoi de SMS : Activez l'envoi d'une notification SMS personnalisée, en sélectionnant l'expéditeur et en modifiant le texte du message.
- Programmation d'envoi (Factures) : Pour les factures pas encore envoyées à Fatture in Cloud, il est possible de programmer l'envoi automatique dès que la commande reçoit le paiement.
- Shortcodes : Utilisez des variables prédéfinies (comme nom du client, URL de la commande, détails des produits) pour personnaliser dynamiquement le contenu de l'email et du SMS.
Comment se configure-t-il
Les paramètres de base sont accessibles dans le panneau de configuration du plugin.
| Option de configuration | Description |
|---|---|
| Rivalsa INPS | Si activée, applique automatiquement la rivalsa INPS (4%) à toutes les factures générées. |
| Ignorer les champs obligatoires | Permet de générer des documents même si le client n'a pas fourni de numéro de TVA ou de code fiscal (utile pour les ventes internationales ou dans des cas spécifiques). |
| Envoi automatique des factures | Active la génération et l'envoi automatique des factures à la réception du paiement (voir section Intégrations). |
| Appliquer la marque fiscale | Si activée, ajoute automatiquement la marque fiscale (2€) à toutes les factures dont le montant est supérieur à 77,47 €. |
| Numérotation personnalisée | Permet d'ajouter un suffixe à la numérotation des documents (ex. 1/A, 2/A). |
| Configuration des taxes | Mappe les taux de TVA utilisés dans le système avec les codes de taxe correspondants sur Fatture in Cloud. Cette configuration est obligatoire pour générer les documents. |
| Configuration des paiements | Associe les méthodes de paiement utilisées dans le système (ex. Carte de Crédit, Virement) aux méthodes de paiement enregistrées sur Fatture in Cloud. |
| Notes prédéfinies | Texte prédéfini qui sera inséré dans le champ "Notes" de chaque nouveau document généré. |
Intégrations automatiques
Synchronisation automatique des commandes payées
Si l'option "Envoi automatique des factures" est activée dans les paramètres, le système effectue un contrôle régulier et automatique :
1. Détection du paiement : Lorsqu'une commande est payée et n'a pas encore de document fiscal associé.
2. Génération de la facture : Une nouvelle Facture (ou le document configuré comme modèle) est créée en utilisant les données de la commande et du client.
3. Synchronisation et envoi : La facture est synchronisée immédiatement avec Fatture in Cloud et envoyée au client par email (et SMS, si configuré).
Gestion des paiements
Lorsqu'un paiement partiel ou total est enregistré sur une commande :
- Le système met automatiquement à jour le statut du document fiscal lié, en enregistrant le montant payé.
- Si le montant payé couvre le total du document, le statut est mis à jour en "payé" et l'information est synchronisée avec Fatture in Cloud.
Envoi automatique d'emails
Le plugin utilise un template email dédié ([DOCUMENTO] Nouveau Document) qui peut être personnalisé dans la zone de gestion des emails. Ce template est utilisé pour envoyer le document généré au client.
Note : Si le document a été synchronisé avec Fatture in Cloud, l'envoi de l'email est géré directement par la plateforme Fatture in Cloud pour assurer la pièce jointe correcte et la traçabilité.
Différences clés
Cet outil est conçu pour la gestion fiscale et comptable de vos commandes. Utilisez-le pour créer des documents officiels (Factures, Proforma) qui doivent être enregistrés dans votre comptabilité. Il n'est pas destiné à la simple communication de récapitulatif de commandes, pour laquelle vous devriez utiliser les templates de notification standard du système.
