Ce guide explique comment personnaliser et envoyer un document (comme une Facture ou un Devis) par email et/ou SMS, en utilisant les messages prédéfinis ou personnalisés.
1. Accès à la Personnalisation du Message
1. Accédez à la page du document que vous souhaitez envoyer.
2. Repérez la section Personnaliser email.
3. Cliquez sur le bouton situé sous cette étiquette (le texte du bouton sera similaire à Configurer [Type de Document] ou Envoyer [Type de Document]).
Une fenêtre modale intitulée Envoyer document s'ouvrira.
2. Configuration de l'Email
Dans la fenêtre Envoyer document, configurez les détails pour l'envoi par email :
1. Message personnalisé :
- Cette section affiche le corps du message et le titre prédéfini qui sera utilisé dans l'email. Vous pouvez modifier directement le texte dans ces champs.
2. Objet :
- Saisissez l'objet que le destinataire verra dans sa boîte de réception.
3. Destinataires/email :
- Vérifiez ou modifiez les adresses email auxquelles envoyer le document. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires en les séparant par une virgule.
3. Configuration de la Notification SMS (Optionnel)
Si vous souhaitez envoyer une notification par SMS en plus de l'email :
1. Trouvez le cadre intitulé Envoyer notification SMS et cochez la case correspondante pour activer l'option.
2. Une fois activée, remplissez les champs suivants :
- Destinataires SMS : Saisissez les numéros de téléphone portable auxquels envoyer la notification. Vous pouvez ajouter plusieurs numéros en les séparant par une virgule.
- Expéditeur : Sélectionnez un expéditeur dans la liste déroulante (si disponible) ou laissez l'option Par défaut.
- SMS personnalisé : Saisissez le texte du message SMS.
> Astuce : Sous les champs de personnalisation, un tableau liste tous les Shortcodes (signets dynamiques, comme {cliente-nome} ou {order-url}) que vous pouvez insérer aussi bien dans le corps de l'email que dans le message SMS.
4. Programmation de l'Envoi (Uniquement pour les Factures)
Si le document est une Facture et n'a pas encore été payé, vous pourriez voir une option pour programmer l'envoi :
1. Cochez la case Programmer l'envoi une fois le paiement reçu si vous souhaitez que le système envoie automatiquement le document seulement après que la commande soit réglée.
5. Envoi du Document
Après avoir personnalisé l'email et éventuellement le SMS :
1. Cliquez sur le bouton Envoyer (ou Programmer l'envoi, si vous avez activé la programmation).
Le système enverra le document aux destinataires spécifiés et fermera la fenêtre de préparation. Vous recevrez une notification confirmant l'envoi.
> Important : Si vous n'avez pas encore généré le document sur Fatture in Cloud, le système pourrait vous avertir que l'envoi n'est pas possible tant que vous n'aurez pas généré la référence fiscale. Dans ce cas, vous devrez d'abord cliquer sur Générer [Type de Document] dans la section Fatture In Cloud du récapitulatif du document.
