Description : Permet la synchronisation bidirectionnelle et automatique des événements entre Framework360 et votre compte Google Calendar.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Cet outil est essentiel pour ceux qui gèrent des rendez-vous, réunions ou engagements et souhaitent un flux de travail unifié entre leur environnement de travail et Google Calendar.
- Centralisation des engagements : Chaque rendez-vous fixé via les formulaires de réservation de Framework360 est immédiatement affiché sur votre Google Calendar personnel ou professionnel.
- Gestion du temps : Les événements créés directement sur votre Google Calendar (par exemple, réunions internes ou congés) sont importés dans Framework360, bloquant automatiquement la disponibilité dans les formulaires de réservation.
- Automatisation des réunions : Génère et joint automatiquement des liens pour vidéoconférences (Google Meet) et invitations par email pour chaque nouveau rendez-vous.
Fonctionnalités principales
Les fonctionnalités sont gérées via les paramètres globaux du plugin et les configurations spécifiques applicables aux différents formulaires de réservation.
- Synchronisation bidirectionnelle :
- Importation (IN) : Importe les événements d’un ou plusieurs calendriers Google sélectionnés vers Framework360.
- Exportation (OUT) : Exporte les événements créés dans Framework360 vers un ou plusieurs calendriers Google sélectionnés.
- Gestion automatique des invitations : Option pour envoyer automatiquement des invitations par email aux invités (clients) via le système natif de Google Calendar.
- Intégration Google Meet : Permet de créer et joindre automatiquement un lien Google Meet à l’événement créé dans le calendrier, facilitant l’organisation de réunions virtuelles.
- Intégration WhatsApp : Permet d’inclure automatiquement un lien de chat WhatsApp dans la description de l’événement, permettant au client de contacter rapidement l’organisateur.
- Suppression synchronisée : La suppression d’un événement dans Framework360 entraîne sa suppression automatique dans Google Calendar (et vice versa, pour les événements importés).
- Personnalisation du titre : Il est possible de définir un titre personnalisé pour les événements exportés, en utilisant des shortcodes dynamiques (ex. nom du client, service réservé).
Comment configurer
1. Paramètres globaux (Panneau de contrôle)
Ces paramètres définissent quels calendriers doivent être surveillés et utilisés pour la synchronisation par défaut.
| Option | Description |
|---|---|
| Calendriers à importer | Sélectionnez les calendriers Google (personnels ou partagés) depuis lesquels Framework360 doit importer les événements afin de bloquer la disponibilité. |
| Calendriers où exporter | Sélectionnez les calendriers Google où Framework360 doit exporter les événements créés (ex. rendez-vous). |
Note : Si l’autorisation à Google Calendar n’est pas active ou expire, le système demandera une nouvelle connexion pour pouvoir afficher et synchroniser les calendriers disponibles.
2. Paramètres utilisateur (Gestion des utilisateurs)
Dans l’onglet Google Calendar au sein de la Gestion des utilisateurs, chaque membre de l’équipe peut définir son propre calendrier cible.
| Option | Description |
|---|---|
| Calendrier cible | Permet à l’utilisateur de sélectionner son calendrier Google personnel. Si un rendez-vous lui est attribué, l’événement sera exporté vers ce calendrier spécifique, ignorant le paramètre global. |
3. Paramètres pour formulaire de réservation ou événement
Lorsqu’on crée ou modifie un Formulaire de Réservation ou un événement unique du Calendrier, un onglet dédié aux paramètres de synchronisation est disponible.
| Option | Description |
|---|---|
| Calendrier cible | Remplace le paramètre par défaut ou celui de l’utilisateur assigné, forçant l’exportation des rendez-vous de ce formulaire vers un calendrier spécifique. |
| Invitation automatique | Si sélectionné, envoie une invitation par email à l’invité via Google Calendar. |
| Google Meet | Si sélectionné, crée automatiquement un lien de réunion virtuelle et le joint à l’événement. |
| Si sélectionné, joint le lien du chat WhatsApp du client à la description de l’événement. | |
| Titre personnalisé | Permet de définir un titre spécifique pour l’événement sur Google Calendar, en utilisant des shortcodes dynamiques pour insérer des données comme le nom du client ou détails de la réservation. |
Intégrations automatiques
Synchronisation récurrente
Le système exécute automatiquement la synchronisation des événements entrants et sortants à intervalles réguliers. Cela garantit que le calendrier Framework360 soit toujours à jour avec les modifications apportées directement sur Google Calendar et vice versa.
Gestion des rendez-vous
Lorsque qu’un rendez-vous est créé ou mis à jour via les formulaires Framework360, le plugin intervient automatiquement pour :
1. Créer ou mettre à jour l’événement correspondant sur le calendrier Google cible.
2. Insérer les liens (Meet, WhatsApp) si les options correspondantes sont activées.
3. Envoyer les notifications d’invitation (si activé).
Intégration avec les clients
Si un événement importé depuis Google Calendar contient des informations relatives à un client existant dans la base de données Framework360, le système lie automatiquement l’événement au profil client. De plus, l’ajout d’un événement peut déclencher automatiquement des automatisations marketing (ex. envoi d’emails de bienvenue ou rappels).
