Description : Outil dédié à la gestion et au suivi des contacts entrants (leads), permettant aux opérateurs d’enregistrer les interactions et de surveiller l’avancement des prospects.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Cet outil est essentiel pour les entreprises qui gèrent un grand volume de contacts téléphoniques ou d’interactions initiales, car il permet de :
- Standardiser l’enregistrement : Garantit que toutes les interactions avec les leads sont enregistrées de manière uniforme en utilisant des modèles de notes prédéfinis.
- Gérer la file d’attente de travail : Fournit aux opérateurs une file d’attente claire, en priorisant les leads encore non contactés et en réservant les clients au premier opérateur qui les prend en charge.
- Analyser les performances : Mesurer l’efficacité des activités de contact et analyser les taux de clôture (leads fermés) par opérateur et tranche horaire.
Fonctionnalités principales
Gestion et Navigation des Leads
Le module offre une interface dédiée pour visualiser et naviguer parmi les clients inclus dans le flux.
- Priorité aux Nouveaux Contacts : Le système trie automatiquement les clients, affichant en premier ceux qui n’ont pas encore reçu d’interaction ou de note enregistrée dans le Flux Clients.
- Recherche Avancée : Il est possible de rechercher rapidement les contacts par nom, email ou numéro de téléphone.
- Assignation Automatique (Réservation) : Si cette fonction est activée pour votre rôle, le client est réservé au premier opérateur qui saisit une note, empêchant que plusieurs personnes travaillent simultanément sur le même lead.
- Suivi du Statut : Pour chaque client, la dernière note enregistrée est affichée ainsi qu’une indication si le lead a été fermé ou est toujours en cours.
Outils pour l’Opérateur
Lors de l’enregistrement d’une note (historique client), des outils sont disponibles pour accélérer la saisie des données :
- Notes Prédéfinies : Il est possible de sélectionner rapidement une note sauvegardée précédemment (modèle) via un bouton « Notes prédéfinies ».
- Étiquetage Automatique : L’utilisation de modèles spécifiques peut déclencher l’attribution automatique d’étiquettes (tags) au client (ex. 'Rappeler', 'Non Intéressé'), facilitant la segmentation.
Reporting Détaillé
Le module ajoute une source complète à la section Rapport, permettant d’analyser le flux de travail :
- Métriques de Contact : Affiche le nombre total d’appels enregistrés, les leads uniques contactés et le nombre de leads fermés.
- Analyse par Opérateur : Regroupe les données par opérateur pour suivre les performances individuelles.
- Classification des Résultats : Analyse la répartition des résultats des appels (Positif, Négatif, Partiel, Non Classifié).
- Filtres Temporels : Permet de filtrer les données selon la date des appels.
Comment configurer
Les paramètres du Flux Clients se trouvent dans le panneau de configuration du plugin.
Paramètres Généraux
| Option | Description |
|---|---|
| Afficher uniquement si présents dans les listes suivantes | Filtre les clients qui apparaîtront dans la section « Flux clients », incluant uniquement ceux inscrits aux Listes Marketing sélectionnées. |
| Sélectionner les informations à afficher | Permet de choisir quelles informations supplémentaires du client (ex. listes newsletter auxquelles il est inscrit) doivent être affichées dans l’interface du Flux Clients. |
| Réserver le client au premier opérateur qui saisit une note | Sélectionne les rôles utilisateurs pour lesquels doit être active la fonction d’assignation automatique (réservation) du lead. |
Notes Prédéfinies
Cette section permet de créer et gérer les modèles standards que les opérateurs peuvent appliquer rapidement.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Le nom du modèle de note (ex. « Appel réussi »). |
| Note | Le texte complet qui sera inséré lors de la sélection. |
| Assignation d’étiquettes | Les étiquettes client appliquées automatiquement lorsque cette note est utilisée. |
Rapport via AI
Cette section gère l’intégration avec l’Intelligence Artificielle pour l’analyse automatique des notes.
| Option | Description |
|---|---|
| Activer rapport via AI | Active le processus automatique analysant le contenu des notes récentes et attribuant un état d’avancement (Positif, Négatif, Partiel, Non Classifié) sans intervention humaine. |
| Clé OpenAI | Nécessite que la clé API OpenAI soit configurée dans la section « Gérer clés API » du système. |
Intégrations automatiques
Le Flux Clients s’intègre avec différentes zones du système pour automatiser les processus et améliorer l’analyse des données.
Segmentation et Automatisation
Le module introduit une nouvelle condition de filtre dans la gestion des clients et listes :
- Filtre État Lead: Il est possible de segmenter les clients selon leur statut dans le flux :
- Aucun: N’a jamais eu d’interactions enregistrées dans le Flux Clients.
- En cours: A eu des interactions mais le lead n’est pas encore fermé.
- Terminé: Le lead a été fermé.
Classification Automatique (AI)
Si la fonction AI est activée, le système exécute des opérations automatiques planifiées qui analysent périodiquement les notes récentes saisies par les opérateurs. L’AI classe le résultat de l’appel (par exemple Positif ou Négatif) et sauvegarde cet état pour usage dans les rapports, garantissant que les données d’avancement sont toujours à jour.
Étiquetage Automatique
Quand un opérateur utilise une note prédéfinie incluant une assignation d’étiquettes, celles-ci sont immédiatement appliquées au client. Cela peut déclencher d’autres automatisations du système (ex. envoi spécifique d’une séquence d’emails de suivi).
