Description : Cet outil permet d'établir une relation hiérarchique ou de tutorat, en assignant un utilisateur spécifique (le référent) à un autre utilisateur du système.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Utilisez le système d'Utilisateur de Référence pour gérer des structures organisationnelles claires et faciliter la supervision :
- Gestion des réseaux commerciaux : Assignez un Area Manager (référent) à tous les vendeurs de son équipe, permettant au Manager de visualiser automatiquement les données et activités de ses subordonnés.
- Tutorat et Mentorat : Dans des contextes de formation, assignez un Tutor à chaque étudiant, garantissant que le Tutor ait un accès direct aux progrès et aux données de l'étudiant.
- Structures hiérarchiques d'entreprise : Définissez qui est le responsable direct d'un employé, automatisant les règles de visibilité des données selon la chaîne de commandement.
Fonctionnalités principales
1. Assignation du Référent
Il est possible d'assigner un utilisateur de référence de deux manières :
- Via le profil utilisateur : Dans le panneau de gestion d'un utilisateur, il y a un onglet dédié ("Utilisateur de référence") où il est possible de sélectionner le référent dans la liste des utilisateurs disponibles.
- Lors de l'inscription : Si activé dans les paramètres, l'utilisateur peut sélectionner son propre référent en autonomie lors de la phase d'inscription au système.
- Actions massives : Dans la liste des utilisateurs, il est possible de sélectionner plusieurs utilisateurs simultanément et d'assigner un référent commun via une action rapide.
2. Visibilité Hiérarchique des Données
Le système étend automatiquement la visibilité des données. Si un référent est habilité à voir les données de ses "subordonnés", il pourra accéder non seulement aux données de l'utilisateur directement assigné, mais aussi à celles des utilisateurs qui se réfèrent à ce dernier (visibilité en cascade).
3. Aperçu dans le Tableau Utilisateurs
Le tableau principal de gestion des utilisateurs inclut une colonne qui montre immédiatement l'utilisateur de référence assigné à chaque profil.
Comment configurer
Les options de configuration sont accessibles dans le panneau des paramètres du module et permettent de définir les règles d'assignation pour les différents niveaux utilisateur présents dans le système.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Activer le système d'utilisateur de référence | Active ou désactive complètement la fonctionnalité. |
| Autoriser la sélection lors de l'inscription | Permet aux nouveaux utilisateurs de choisir leur référent pendant l'inscription. |
| Obligatoire pour les niveaux | Sélectionnez les niveaux utilisateur pour lesquels l'assignation d'un référent est un champ obligatoire. |
| Caché pour les niveaux | Sélectionnez les niveaux utilisateur pour lesquels le champ d'assignation du référent ne doit pas être affiché dans le profil. |
| Exclure certains niveaux sélectionnables | Sélectionnez les niveaux utilisateur qui ne peuvent pas être choisis comme référents (par exemple, les utilisateurs avec rôle "Cliente" ne peuvent pas être référents). |
Limiter la visualisation des données
Cette section définit quelles données (associées aux différents modules du système) peuvent être vues par le référent.
| Module/Donnée | Options | But |
|---|---|---|
| [Nom du Module] | Par défaut / Afficher aussi les données des utilisateurs subordonnés | En sélectionnant l'option "Afficher aussi les données des utilisateurs subordonnés", le référent obtient accès aux enregistrements créés par tous les utilisateurs faisant partie de sa hiérarchie. |
Intégrations automatiques
Contrôle lors de la création d'utilisateur
Le système vérifie automatiquement les règles d'obligation et visibilité lorsqu'un utilisateur est créé ou modifié, assurant que les règles définies pour les différents niveaux utilisateur soient respectées.
Accès pour systèmes externes
Un point d'accès (API) est disponible permettant aux logiciels ou systèmes externes d'interroger rapidement le système afin de récupérer les détails de l'utilisateur de référence associé à un ID utilisateur spécifique.
