Description : Ce module permet de synchroniser automatiquement ou manuellement les commandes complétées et les données clients associées de votre système vers Zoho Books, le logiciel de comptabilité et de facturation.
À quoi ça sert ? (Exemples pratiques)
Utilisez l'intégration Zoho Books pour automatiser le flux de travail comptable et garantir que vos registres financiers soient toujours à jour.
- Génération automatique des factures : Transférez les commandes payées directement sur Zoho Books sans avoir à saisir manuellement les données.
- Gestion centralisée des clients : Assurez-vous que les données de facturation et de contact de vos clients soient cohérentes entre votre e-commerce et votre système comptable.
- Suivi du statut : Vérifiez rapidement dans le panneau des commandes si un document a été synchronisé avec succès sur Zoho.
Fonctionnalités principales
Gestion des documents
Le module fonctionne directement dans l'onglet détail de chaque commande (dans la section "Zoho Books" de la barre latérale).
- Génération de nouvelles factures : Si la commande n'a pas encore été synchronisée, il est possible de générer un brouillon de facture sur Zoho Books en un seul clic.
- Mise à jour des documents : Si les données locales de la commande sont modifiées, il est possible de mettre à jour la facture existante sur Zoho Books pour refléter ces modifications.
- Suppression à distance : Il est possible de supprimer le document depuis Zoho Books directement depuis le panneau de gestion de la commande.
- Affichage du statut : Dans la liste générale des commandes, une colonne est ajoutée montrant le numéro de facture Zoho Books, si présent, pour un contrôle rapide.
Données transférées
Lors de la synchronisation, le système transfère les données suivantes :
- Client : Si le client n'existe pas sur Zoho Books (recherche par email ou nom), un nouveau contact est créé. S'il existe, les données de facturation sont mises à jour.
- Détails facture : La date, la référence (basée sur l'ID local de la commande) et le statut (défini comme Brouillon sur Zoho Books).
- Lignes produit : Chaque produit, sa quantité, son prix unitaire et sa description sont transférés en tant que ligne de facture.
- Taxes (TVA) : Les taux TVA appliqués aux produits sont automatiquement appariés aux taux configurés dans votre compte Zoho Books.
- Remises et coupons : Les éventuelles remises appliquées à la commande sont transférées sous forme d'une ligne négative distincte dans la facture.
Comment configurer
Pour activer la synchronisation, il faut connecter votre compte Zoho Books et configurer les options principales.
1. Connexion OAuth
Cette procédure autorise le module à communiquer avec votre compte Zoho Books.
| Option | Description | Action |
|---|---|---|
| État connexion | Indique si le plugin est autorisé. | Cliquez sur Connecter et suivez les instructions de Zoho pour autoriser l'accès. |
2. Options de configuration
Après avoir établi la connexion, vous devez compléter les champs suivants.
| Option | Description |
|---|---|
| Data Center | Sélectionnez le domaine du centre de données où se trouve votre compte Zoho (ex. .eu pour Europe, .com pour Global). |
| Organization ID | Entrez l'identifiant unique de votre organisation Zoho Books. Ceci est obligatoire pour créer des documents. |
3. Envoi automatique
| Option | Description |
|---|---|
| Activer l'envoi automatique | Si activé, le système synchronisera automatiquement et planifiera toutes les nouvelles commandes payées en créant un brouillon de facture sur Zoho Books. |
Intégrations automatiques
Synchronisation automatique des commandes payées
Si l'option "Envoi automatique" est activée dans les paramètres, le système effectue une vérification automatique toutes les 10 minutes.
Cette opération planifiée recherche les commandes récentes qui ont été payées mais qui ne sont pas encore enregistrées sur Zoho Books, puis les synchronise automatiquement. Cela garantit que vos factures soient générées rapidement sans intervention manuelle.
Mise à jour automatique du token
Le système gère lui-même le renouvellement du token d'accès (OAuth) à Zoho Books, assurant que la connexion reste active même après l'expiration horaire du token, à condition qu'un refresh token ait été fourni lors du premier accès. Il n'est pas nécessaire d'intervenir manuellement pour maintenir la connexion active.
